Az elnöki tennivalókat januártól átvevő Spanyolország (amely Belgiummal és Magyarországgal alkot trojkát) 350 miniszteri, szakértői, biztosi és kormányfői találkozót tervez hazai földön, ami mellett természetesen folyik a munka Brüszszelben is: itt 2600 (!) összejövetellel számolnak a hat hónap alatt. Az unió tolmácsszolgálata már jelezte is, hogy maximum 2200-ra van kapacitása... Madrid a negyedik soros elnökségére készül, így hát tapasztalatban nincs hiány. - A korábbi elnökségek mások voltak, legutóbb, 2002-ben még csak tizenöt tagból állt az unió - emlékezteti lapunkat Nicolás Martínez-Fresno, az elnökség logisztikai előkészítésével megbízott spanyol államtitkár. Maga a stáb egyelőre kicsi, csupán 42 főállású munkatársból áll; igaz, a különféle minisztériumok szakértőivel folyamatos kapcsolatban állnak. Jókora létszámnövelést hajtottak viszont végre a brüsszeli főhadiszállásukon: ez már úgy működik, mint egy valódi minisztérium.

A soros elnökségre rendszerint - a napi ügyek és a brüsszeli "rendes csúcsok" mellett - jut egy vagy két különleges csúcstalálkozó. A spanyolok jövő májusban stílszerűen az Európai Unió-karibi térség-Latin-Amerika-konferenciát rendezik Madridban, júniusban pedig Európa és Észak-Afrika országai találkoznak Barcelonában. Egy-egy ilyen csúcs költségvetése eléri a tízmillió eurót is, és ebből Brüsszel csupán a fordítási költségeket fedezi.

Ám olykor ennél is kacifántosabb egy-egy vidéki találkozó megszervezése: mivel Spanyolország decentralizált ország, komoly hangsúlyt fektetnek arra, hogy minden tartományra jusson valamilyen program a féléves elnökség alatt. Ezzel ráadásul a költségeket is meg lehet osztani. Egy vidéki miniszteri találkozóhoz azonban alapos terepszemlére van szükség: tudni kell, hol van megfelelő szálloda, ahol nagyobb delegációkat biztonságosan el lehet helyezni, van-e mód nemzetközi sajtótájékoztatóra szinkrontolmácsolással, megoldható-e a média kiszolgálása, van-e például széles sávú internet. - Az Európai Parlament egy kihelyezett ülése például a Kanári-szigeteken lesz: öt-hatszáz ember elhelyezése egy szállodában még itt is kihívásnak számít - magyarázza Fresno.

Logikus a kérdés, hogy valóban szükséges-e a politikusokat, szakértőket minden esetben keresztülutaztatni fél Európán, olykor egy húsz-harminc perces megbeszélés kedvéért? Órákig utazni, miniszterek esetében a fél várost megbénítani a delegációs kocsikkal, egy egész napot elvesztegetni valami miatt, amit esetleg telefonon is lehetne egyeztetni? A dolog a magánszektorban már működik: a spanyol bankok vezetőinek eszükbe sem jut hetente átrepülni a latin-amerikai leányvállalatokhoz, hogy egyeztessenek, ehelyett telekonferenciákat szerveznek. A különbség csupán annyi, hogy a tárgyaló fél nem a szomszéd fotelben ül, hanem egy képernyőn jelenik meg a tárgyalóteremben. A költségmegtakarítás viszont jelentős.

- EU-s viszonylatban is ez lehet a jövő - jósolja Martínez-Fresno, bár szerinte az idő rövidsége miatt a spanyolokat ez még nem, de a magyar elnökséget már érintheti. A spanyol Telefónica társaság tanulmánya már az Európai Bizottságnál van arról, miképp lehetne az európai fővárosokat egymással és Brüsszellel összekötni, hogy az euro-távkonferenciák is megvalósulhassanak. Ehhez mindössze két dolgot kell megoldani: a telefonvonalak biztonságát és a tolmácsok bekapcsolását. Egy-egy állomás kiépítése körülbelül 200 ezer euróba kerülne, ám ez egyszeri beruházás, onnantól csak a telefonköltség és a tolmácsok díja "ketyeg". Nincs viszont repülés, szálloda, biztonsági őrök, dugóban álló delegációs autók. A dolog persze eltart egy ideig, hiszen - ha a brüsszeli bizottság rábólint - nemzetközi tendert kell hirdetni, amelynek győztese kap majd megbízást a munkára.