A legnagyobb gondot a mennyiség okozza: a multicégeknél dolgozó irodai alkalmazottak nemritkán napi 50-100 e-mailt is kapnak (a spameket nem számítva). Önmagában a túlzott volumenű levelezés is idő hiányt, figyelemmegosztási zavart, kiégést okozhat. A problémára a megoldást egyelőre még csak keresik: például az Atos nevű informatikai cég 2014-től nem fog belső e-maileket használni, helyette az azonnali üzenetküldőket alkalmazzák. Az üzleti szoftvereiről ismert SAP-nál felvetődött az e-mail mentes nap ötlete, a Volkswagen pedig egyes részlegeinél letiltja az okostelefonokon az e-mailezést a munkaidő után.

A tiltás és megszüntetés helyett az is beválhat, ha megtanítják a levelek értelmes kezelésére a dolgozókat. – Nálunk is vannak e-mail képzések, amik leginkább arra jók, hogy tudatosítják a problémát. Ezután a legtöbben saját maguk számára kialakítanak egy jól működő rendszert, persze felhasználva a központi előírásokat, illetve tanácsokat – mondja Kézdy Gergely, az SAP Közép-Európai „channelmanagere”. Az elektronikus levelek szelektálását és megválaszolását nehéz automatizálni. Egy nemzetközi cégnél arra is figyelni kell, hogy a levelezőpartnerünk milyen kultúrkörben él, milyen napszak vagy éppen ünnep van náluk. A déli országokban a formalitásokra – elköszönés, aláírás – sokkal jobban adnak, mint mifelénk.

– A fiatalok esetében egyértelmű trend, hogy az írásbeli (de realtime, azaz valós idejű) kommunikáció – például a Facebookon elérhető chatelés – válik az egyik leginkább kedvelt kommunikációs formájukká – fogalmaz Ságvári Bence szociológus, az Ithaka Kutatóintézet vezetője. Ez elsősorban a barátokkal való kapcsolattartásra jellemző, de ahogy a Facebook-generáció is egyre „kritikusabb tömeget” ér el a munkahelyeken, elindul(hat) egy olyan változás, amelynek során az üzleti kommunikáció is egyre inkább az ő igényeik, készségeik irányába változik. – Az alkalmazotti lét biztonságánál jóval izgalmasabb a vállalkozók vagy alkalmi munkát végzők élete, főleg Magyarországon: náluk az üzleti siker vagy egyszerűen a túlélés múlhat az elérhetőségen és a gyors reagálási képességen – hangsúlyozza Ságvári. Akitől a munkájának jellege megköveteli a folyamatos kontaktust, az ma már egyszerűen megoldhatja ezt egy okostelefonos levelezőprogrammal, és persze a tudatos levélkezeléssel.

Bár az elmúlt két évben kétszeresére nőtt azok száma, akik mobilon e-mailt használnak, igazi áttörésről még nem lehet beszélni, de aki okostelefonnal rendelkezik (a készülékek 25-30 százaléka lehet ilyen ma Magyarországon), az nagy valószínűséggel be fogja állítani az e-mail postafiókját is a készülékén, és előbb-utóbb használni is fogja. Ezt a munka világán kívül az online marketingesek figyelik leginkább: olyan reklámokat, üzeneteket fogalmaznak meg, amelyek útközben, a kanapén, a buszmegállóban vagy a piros lámpánál várakozó hírlevél- vagy e-mail olvasókat is elérhetik – ma ezek a küldemények jelentik a napi levélfolyam leggyorsabban bővülő ágát.

Gyakorlati tanácsok

Néhány egyszerű szabály betartásával látványosan növelhető a levélkezelés hatékonysága.

– Használjon kategóriákat: a tárgy mezőben jelezze: információt ad át, cselekvést szeretne kezdeményezni, információt kér, döntésre vár, vagy csak emlékeztetőt küld.

– Minél kevesebb embernek küldje el e-mailjét, ne továbbítson feleslegesen körleveleket.

– Törekedjen a lényegre a tartalomban, röviden és egyszerűen fejezze ki magát, a lényeges információkat emelje ki.

– Ne éljen postafiókjában, naponta kétszer-háromszor nézze meg e-mailjeit. Határozza meg, mennyi időt szán erre a feladatra, és tartsa is be az időkorlátot.

– A lánclevelek 99 százaléka fölösleges vagy káros (vírust terjeszt, adatokat gyűjt stb.) Ne sajnálja, ha önnél szakad meg a lánc.