Aki próbált már legalább egy lakógyűlést összetoborozni, az tudja, hogy a minden résztvevőnek alkalmas időpont megválasztása nem egyszerű feladat. Pedig a lakók általában helyben vannak; a kora esti órákra meghirdetett lakógyűlésre jószerével csak az nem tud elmenni, aki nem akar.

Egy vállalkozásnál – különösen ha annak nem egy telephelye van – már kicsit más a helyzet: a köz- és taggyűléseket jó előre meg kell hirdetni, időt kell hagyni a résztvevőknek az utazásra, gondoskodni kell megfelelő méretű teremről, hogy az egyéb kellékeket, mint a kávé, szendvics, üdítő – már ne is említsük. Mindezeket belekalkulálva és az utazással járó kiadásokat és a kiesett munkaidő bérköltségeit is beleszámolva egy közepes létszámú közgyűlés költségei már a százezer forintos vonal fölött mozognak.

Megbeszéléseket persze video- vagy telekonferencia-eszközökkel is lehet tartani, ám a telefonon, Skype-on vagy videokonferencián elhangzottakért csak az úri becsületszó szavatol. Egy magyar vállalkozás, a minősített hitelesítésszolgáltatóként ismert NetLock Kft. olyan megoldást dolgozott ki, amellyel egy tag- vagy közgyűlés a távolból is lefolytatható, s annak minden dokumentumát – beleértve természetesen a szavazatokat, de akár a résztvevők hozzászólásairól készült videofelvételeket is – hiteles formában, időbélyegzővel ellátva lehet tárolni egy, a résztvevők számára elérhetetlen számítógépen. Mint a cég vezetői elmondták, a most bemutatott termék másfél éves munkával, uniós források felhasználásával született meg.

Nem valamiféle nagy képernyős videokonferencia-eszközt kell elképzelnünk. Az eGyűlésnél a hitelességen és a számítógépes összeköttetés előnyein van a hangsúly, vagyis a rögzített adatok, szavazatok bírósági eljárás során is hiteles dokumentumokként használhatóak, míg az időpont-egyeztetés és a részvétel ugyanolyan egyszerű, mint egy elektronikus naptárbejegyzés beiktatása vagy egy videokonferencia-hívás fogadása. (Ez utóbbira még annyiban is hasonlít, hogy a résztvevők „négyszemközti” üzeneteket is válthatnak egymással, amelyeket nem őriz meg a rendszer, ugyanakkor a gyűlés során született hozzászólásokat, szavazatokat, kisebbségi véleményeket, jegyzőkönyveket hitelt érdemlő módon archiválja.)

Mint a fejlesztők emlékeztettek rá, a vonatkozó törvény értelmében a gazdasági társaságoknak évente legalább egyszer össze kell hívniuk a tag- és közgyűléseket, és az ott elhangzottakat jegyzőkönyvben kell rögzíteniük, majd archiválniuk. Jóllehet a 2006. évi IV. törvény megengedi elektronikus hírközlő eszközök használatát, ezeket eddig hiteles módon nem lehetett ilyen célra alkalmazni.

Ahhoz, hogy egy bt., kft., kkt., kht., részvénytársaság, alapítvány, nonprofi t szervezet, érdekképviselet vagy szakszervezet elektronikus úton tartson köz- vagy taggyűlést, nincs szükség sem hardver-, sem szoftverberuházásra, csupán internetböngészőre (esetleg webkamerára); ugyanolyan felületre, mint amin üzleti ügyeit, elektronikus bankolását vagy levelezését intézi.

Miközben a rendszer képes ellenőrizni, hogy a szavazatát valóban arra jogosult személy adja le a számítógépéről, a szavazatok anonimitásáról is képes gondoskodni úgy, hogy az anonimitás később sem fejthető vissza, viszont még az aktivitások időpontját is rögzíti. A hitelesítési funkcióknak köszönhetően az eGyűlés során rögzített jegyzőkönyv – a résztvevők között kialakuló esetleges vita vagy per során – a bíróság előtt bizonyítékként szolgálhat, a gyűlés során rögzített dokumentumok, hang- és videofelvételek megőrzéséről – a fájlmérettel arányos díj fejében – a szolgáltató gondoskodik.

Üdítő különbség, hogy az elektronikus úton lefolytatott taggyűlésen nem lehet „bekiabálni”. A levezető elnök ugyanis szoftveresen adja meg a szót a hozzászólásra jelentkezőknek.

Az eGyűlés hiteles és anonim