Az ellentmondásos viszonyt egy meglehetősen mély kommunikációs probléma okozza: az a kézikönyv, amely szakmailag megfelelő, olyan unalmas, hogy maga a használó egy perc után eldobja. Ugyanis ezek sokszor a benne használt fogalmak magyarázatával kezdődnek, a használó pedig nem nyelvet akar tanulni, hanem megoldást keres a problémájára, méghozzá gyorsan és könnyen.

Elméletileg a terméket legjobban a tervezője ismeri. A kisebb gyártók gyakran őket kényszerítik a kézikönyv előállítására. Nem a fogalmazás az erősségük, nem az a fő feladatuk. Ha a vezetés elég rátermett, és áldoz is a problémára, akkor felismeri, hogy könyvet írónak kell írnia, nem mérnöknek – és irodalmi képességű embert rendel a tervezők mellé. Akinek technikai készségekkel is kell rendelkeznie, hogy jól ismerje meg a terméket, és pozitívan kell viszonyulnia hozzá, akkor is, ha nem tartozik a megcélzott használók táborához.

Például: milyen ember tud jó használati utasítást írni egy korszerű, DSLR fényképezőhöz? Olyat, aki tud írni, és naprakészen tud fényképezni. Ki tud jól használható súgót írni egy okostelefonhoz? Aki több kategóriájú és gyártmányú készüléket használt már legalább egyegy hétig – és persze tud is fogalmazni. (A fordítók technikai képzettségéről még nem is esett szó...)

Mivel a népesség igen kis része ilyen, tehát ez az ember ritka, tehát drága, ezért csak a legnagyobb gyártók engedhetik meg maguknak. A világmárkák nemcsak a technikai paramétereikben, hanem a kézikönyveik „irodalmi” minőségében is felülmúlják a kisebbeket.

Ráadásul az egymással versengő termékek eltérő fogalomrendszereket használnak. Ezért, ha a használó nagy nehezen, hosszabb gyakorlat és a kézikönyv alapos tanulmányozása árán megismert egy terméket, ez a tudása nehezen vihető át más termékre – mert az szinte más nyelvet használ.

A jó kézikönyv készítéséhez kétségkívül idő kell. Sok idő - amennyi egyszerűen nincs. A mobiltelefonok termékciklusa 3, a fényképezőké és noteszgépeké 4–6 hónap. Ezalatt lehetetlen megírni és letesztelni egy 80–100 oldalas használati utasítást, nem beszélve a 8 nyelvre való lefordításáról.

A kialakítás és a tartalom minősége között sincs egyértelmű kapcsolat. Van gyönyörűen, sok és szép ábrával tervezett használati utasítás, amelyből a legfontosabb dolgok hiányoznak, vagy csak apró betűvel szerepelnek, és van olyan, amelyikben kevés és ronda az ábra, de a szöveg használható. Ma, a papírtakarékosság korában egyébként elterjedt gyakorlat, hogy csak a kezdő tájékoztatót mellékelik a termékhez papír formában, a komplett kézikönyvet lemezen, képernyőn olvashatóan kapjuk.

Kivétel a Panasonic, amely az összes létező nyelven mellékeli a papír kézikönyvet – a 10 dekás termék csomagja így vagy másfél kilót nyom. (Viszont a raktárban nem kell figyelni, melyik kiszerelést hova szállítsák, egyféle a csomag.) Gyakran a kezdő tájékoztató egy kreatívan hajtogatott, lepedő nagyságú térkép, amelyet se a terepen, se otthon nem lehet jól olvasni...

Csak a vásárló tudja rákényszeríteni a gyártót, hogy rendes kísérő dokumentációt készítsen – ha nem veszi meg a silányan „körített” terméket. (Igaz, ez alapesetben már csak a csomag kibontása után derül ki.)

Némelyik kézikönyv annyira érthető, mint a többség számára a jelnyelv