Az Európai Unió célja, hogy 2020-ra a számlák 20-30%-a már elektronikus legyen. Ma több mint 200 vállalat képviselője gyűlt össze az első Papírmentes Napon az Öböl Házban, ahol a Föld Napja alkalmából olyan informatikai megoldások kerültek bemutatásra, melyek segítik a vállalati papírfelhasználás csökkentését. A Közigazgatási és Igazságügyi Minisztériumtól Fekete Gábor olyan sikeres projektet mutatott be, amellyel több mint évi 60 tonna papírt spórolt meg a hivatal.

Jelenleg hibrid korszakban élünk: hiába állnak rendelkezésre az elektronikus megoldások, a papírmentes iroda még korántsem valósult meg, annak ellenére sem, hogy az elektronikus ügyintézés sokkal gyorsabb, költséghatékonyabb megoldást jelent a vállalatok számára – mondta Soltész Attila, az Informatika a Társadalomért Egyesület (Infotér) elnöke. 

Fekete Gábor, a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium e-közigazgatásért felelős helyettes államtitkára rámutatott, hogy a „papírmentes hivatal” megvalósulásához a közigazgatásban szemléletváltásra van szükség, ugyanis az elektronikus folyamatok nem egyenlők a papíralapú folyamatok elektronikus lefordításával.

Az egyik ilyen sikerprojekt az Elektronikus Mérlegbeszámoló Rendszer, mellyel a hivatal több mint évi 60 millió tonna papírt spórol meg – ez 150 millió Ft megtakarítást jelent –, és 167 négyzetméter hasznos, irattárolásra használt területet megspórolható általa.

Ma már az elektronikus számlákat is elfogadják, akárcsak a papíralapúakat – mondta Czöndör Szabolcs, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) főosztályvezetője. Ugyanakkor felhívta a figyelmet arra, hogy az elektronikus számlázás esetén informatikai vizsgálatra is számítania kell a vállalatoknak. Ennek kapcsán az egyik leggyakoribb problémát a nem megfelelő archiválás jelenti. A vállalatoknak ugyanis gondoskodniuk kell az e-számlák megőrzéséről, emellett biztosítaniuk kell a megfelelő védelmet, hozzáférést, előkereshetőséget és értelmezhetőséget is.

Olyan esetben például, amikor a számla olvasásához egy speciális program szükséges, ezt a programot is a hatóság rendelkezésére kell bocsátani. Mamuzsics Gábor, a NAV Közép-magyarországi Regionális Adó Főigazgatóságának osztályvezetője elmondta, hogy az Európai Bizottság alapvető célja, hogy megteremtse az egységes szabályozást az Európai Unión belül, és 2020-ra a számlák húsz-harminc százaléka már elektronikus számla legyen.