A foglalkoztatásban már jó ideje elkezdődött a változás: módosultak a foglalkoztatás feltételei, halványul a munkaidőszabadidő határvonala, s egyre több a saját vállalkozást indító vagy részmunkaidős állásokban dolgozó ember – magyarázza Kiss István tanácsadó szakpszichológus. Manapság a – zsugorodó büdzsé és a pluszfeladatok miatt – fokozódó terhelés határozza meg cégek tervezési stratégiáját a munkaerőgazdálkodásban. – Válságban minden munkaadó kitüntetett célja, hogy a rendelkezésre álló humán erőforrást maximális mértékben aknázza ki: a lehető legtöbb munkát a legkevesebb emberrel és a leghatékonyabban elvégezni. A terhelés, a stressz ugrásszerűen növekszik, miközben a munka elvesztésének a lehetősége változatlanul ott lebeg az emberek feje felett. Az időgazdálkodás, a feladatok beosztásának és szervezésének feladata mindkét oldalon egyre fontosabbá válik – teszi hozzá a szakértő.

Az időmenedzselés nem jelent mást, mint az elvégzendő feladatok fegyelmezett, rendszerezett beosztását. Egyfajta tervezési készség, amelynek része, hogy a jelenben végzett tevékenységek távlati következményeit is beépítjük döntéseinkbe. Erre a tudatosságra rákényszerülünk, hiszen a rendelkezésünkre álló időkeret folyamatosan szűkül. – Hatékony időmenedzselésről akkor beszélhetünk, ha minden fontos dologra képesek vagyunk elegendő időt szakítani a magánéletünkben és a szakmai feladatok ellátása során egyaránt – folytatja Kiss István. A pszichológus véleménye szerint a képesség fejleszthető.

Első lépésként mérjük fel, milyen tevékenységek töltik ki napjainkat, és ezekre mennyi időt fordítunk. Ha elkészítettük az időmérleget, láthatjuk, milyen arányban hasznosítjuk erőforrásainkat, s hogy milyen tevékenységek javára, minek terhére lehet módosítani az egyenlegen. A tervezési trükkök sokszor triviálisak, jó szervezéssel meglepően sok időt nyerhetünk – állítja a szakértő. Érdemes határidőnaplót használni, és napi tíz perc elég a teendők átgondolásához, a fontossági sorrend és az időkeret felállításához. Sokszor nem is az időhiány a probléma: már régen megfigyelt, s ma is érvényes elv, hogy a feladatok mintegy nyolcvan százalékát a rendelkezésre álló idő húsz százaléka alatt végezzük el. Csak akkor állunk neki teljes gőzzel, amikor a határidő szorítása elér egy kritikus szintet. Ilyenkor gyakran túlbecsüljük teljesítőképességünket, szükségtelen stresszt okozunk magunknak, és a hibázás esélye is növekszik.

Célszerű hosszú, közép- és rövid távú terveket készíteni a feladatok beosztásához, az időbeosztás betartásával pedig kiküszöbölhetjük a problémát, hogy az év végi hajrá, vagy a határidő előtti hetek elviselhetetlen feszültséget okozzanak. A szakértő úgy látja, a nők esetében rugalmasabb időkezelési stratégiákat tesz szükségessé, hogy általában a több szerepből fakadó követelményeknek kell eleget tenniük: a munkahelyükön kívül, családanyaként és fő háztartás-szervezőként is helyt kell állniuk. Az időtervezés azonban nemtől és foglalkozástól függetlenül afféle Gazdálkodj okosanjáték.

– Időnk menedzselése nem csak a hatékonyság miatt fontos – hangsúlyozza Kiss István. – A rossz időbeosztásnak súlyosak a következményei: az elintézetlen feladatok folyamatos feszültséget teremtenek bennünk, ez stresszt vált ki, és olyan élettani következményekkel járhat, mint a szív- és érrendszeri problémák, alvászavarok, emésztési ésmozgászszervi megbetegedések. Minél nagyobb rajtunk a teher, annál több időt kellene szánnunk saját magunkra, kikapcsolódásra, pihenésre – bár ördögi körnek látszik, feltöltődés nélkül bizonyosan nem győzzük a végtelenségig.

Rangsoroljuk a teendőket!

Mielőtt elkezdjük a munkát, tegyünk rendet az íróasztalon. Ha mindennek megvan a helye, nem töltünk időt kereséssel, a feleslegesen elöl hagyott iratok, eszközök sem vonják el a figyelmet.

Szánjunk naponta negyedórát a feladatok beosztására és határozzuk meg az egyes feladatokra szánt időt. A váratlan vagy spontán tevékenységek miatt nyolcórás munkanap esetén öt órára érdemes tervezni. Rangsoroljuk a teen dőket és a megválaszolandó leveleket a következő csoportokba: fontos és sürgős (1.), fontos, de később intézendő (2.), érdekes, de mellőzhető (3.), azonnal kidobandó (4.) A lista legyen szem előtt, célszerű kiemelőt, rikító címkéket használni. Figyeljük meg teljesítménygörbénket: általá ban délelőtt teljesítünk jobban, délután gyengébben, de ez egyénenként változó. A nehezebb, nagyobb koncent rációt igénylő munkát a csúcsformához időzítsük.

Másfél óránként iktassunk be pihenőt: ez lehet szellemi koncentrációt nem igénylő munka, például iratok rendezése is.

Ne halogassunk és ne csapongjunk a feladatok között! Törekedjünk arra rá, hogy a fontos feladatok közül mindent csak egy alkalommal vegyünk kézbe, és fejezzük is be a feladatot. A sürgős teendők közül célszerű előre venni a kellemetlen dolgokat, így nem kell miattuk sokáig stresszelni.

A hasonló részfeladatokat célszerű egymás után elvégezni: elintézni a sürgős telefonokat, válaszolni valamennyi e-mailre. Az apróbb teendők elszórtan megszakítják a nagyobb munkafázisokat. Egy kötegben elvégezve őket, időt takarítunk meg, mert már benne vagyunk egy adott típusú folyamatban.