Alighanem a hő hatására alapozott másolási technika elterjedése döbbentette rá az emberiséget arra, hogy az ókori rómaiaknak sem volt mindenben igazuk. Bár velük együtt hosszú évszázadokon át mi is meggyőződéssel vallhattuk, hogy "a szó elszáll, az írás megmarad", a nyolcvanas években egy csapásra kiderült, hogy ez nincs teljesen így. Aki bányászott már elő dosszié mélyéről olyan összepöndörödött és barnásra sült, eredetileg fényes papírra nyomott faxot, amelyről az utolsó betűt is letörölte az idő, az tudja, mire gondolok.

A levéltárakban dolgozók régóta tudatában vannak annak, hogy minél újabb keletű egy irat, annál valószínűbb, hogy nem eléggé időtálló az anyaga. A nyolcszáz éves pergamenek tulajdonképpen ma is úgy olvashatók, mint keletkezésükkor: jó állapotban van a papír, nem halványult el a tinta. A XIX. század második felében azonban a tömegtermelés igénye oda vezetett, hogy a rongyból készült anyagot fölváltotta a mind több cellulózt tartalmazó papír. Ennél elkerülhetetlen a savasodás, nem csoda, hogy az iratok törnek, szinte morzsálódnak.

- 1867 óta több ezer folyóméternyi olyan irat keletkezett, amelyet mára a savasodás fenyeget - mondja Gecsényi Lajos, a Magyar Országos Levéltár főigazgatója. Megoldás persze van: a kutatók kidolgozták a megfelelő savtalanítási eljárásokat, nyugati cégek alkalmazzák is ezeket. Tavaly egy lapot mintegy 10 pfennigért - körülbelül 12 forintért - kezeltek. Nem csoda, hogy a magyar archívumok inkább a papírkímélő eljárásokat alkalmazzák: a kutatók számára mikrofilmes vagy xeroxmásolatot készítenek a veszélyeztetett iratokról.

Apropó, xerox. Meglepő, de igaz, hogy a korábbi eljárásoknál sokkal jobban olvasható másolatokkal szolgáló módszer kevésbé időtálló kópiákat produkál. Az írógépek karbonszalagjával vagy az indigóval előállított iratok, akárcsak a korai litográfiai eljárásokkal, esetleg stencillel készült másolatok ma is jobb állapotban vannak, mint a fénymásolatok. Gecsényi Lajos tapasztalatai alapján állítja, három dolog veszélyezteti komolyan a papíron rögzített információk fennmaradását: a golyóstoll, a xerox és a fax. Bár mindhárom jelentősen megkönnyítette az írás, illetve az információ-továbbítás folyamatát, egyik sem bizonyult eléggé tartósnak.

Levéltári szempontból különösen a fénymásolás rejt magában veszélyeket. Olyan jó minőségű másolat készülhet ugyanis általa, hogy az iratkezelés során sokszor meg sem lehet állapítani, az eredeti vagy a sokszorosított példányt helyezték-e el az irattárban. Ennek azért van jelentősége, mert a xeroxnak, akárcsak a számítógépen megírt, majd kinyomtatott szövegnek kifejezetten árt a tárolás: az érintkező papírfelületek ledörzsölik egymásról a festéket, így elhalványítják a szöveget. A főigazgató példája szerint előfordulhat, hogy egy törvény "eredeti" példányán néhány évtized elteltével már csak az aláíró közjogi méltóságok aláírását lehet majd látni. Feltéve persze, hogy nem gyenge minőségű golyóstollal szignálták a jogszabályt.

A megoldást ebben a kérdésben az jelentené, amit a levéltárak évtizedek óta sürgetnek: rendeletben kell meghatározni, hogy a közigazgatás - bizonyos irattípusok esetében legalábbis - milyen minőségű papírt, milyen íróeszközt használhasson. De miközben a szükséges jogszabályok kihirdetéséig mindmáig csak néhány országban jutottak el, már itt is van a következő probléma. Mindenütt a világon elképesztő gyorsasággal hódít tért az elektronikus adatátvitel, ma már az élet minden területén e-mailek helyettesítik a hagyományos leveleket és faxokat. Kezdetben kézenfekvő megoldásnak kínálkozott az e-mailek kinyomtatása - ami persze a faxok tárolásához hasonló problémákat vet föl -, de lassacskán világossá vált, hogy egészen új elvek alapján kell megszervezni az elektronikusan továbbított információk "levéltári" megőrzését.

A papírral, lássuk be, minden egyszerűbb. Az információ rögzítésének nyelve, módszere változott ugyan az elmúlt évszázadokban, de az olvasás technikája nem. Az elektronikus formában megőrzött adatokkal azonban egészen más a helyzet: a technika hihetetlen ütemű fejlődésével párhuzamosan arról is gondoskodni kell, hogy a korábban rögzített információk olvashatók maradjanak. Gecsényi Lajos úgy véli, Magyarország viszonylagos lemaradása e téren bizonyos szempontból szerencsének is tekinthető. Washingtonban például komoly gondot okoz a szakembereknek, hogyan "férjenek hozzá" a néhány évtizeddel ezelőtt mágnesszalagra elmentett adatokhoz. És ez csak a jéghegy csúcsa: ha minden dokumentumot abban a formában akarnánk tárolni, amelyben keletkeztek, egy működőképes technikai múzeumot kellene mellékelni minden egyes archívumhoz.

- Az utóbbi öt-hat évben nemcsak az iratokat előállító hivatalokat és a megőrzésükre hivatott levéltárakat, hanem a számítástechnikai cégeket is komolyan foglalkoztatja ez a probléma. Magyarországon a kérdés azóta lett különösen égető, hogy a kormányprogram is célul tűzte ki az adminisztráció informatikai fejlesztését - mondja a főigazgató. Szerencsére azzal mindenki tisztában van, hogy egy ilyen munkába utólag már nem lehet bevonni a levéltárakat, részvételükkel a kezdetektől számolni kell.

Az Országos Levéltár 2001 novembere óta a kulturális tárca és a Miniszterelnöki Hivatal jelentős anyagi támogatásával keresi a megoldást. Három hivatal, a Vám- és Pénzügyőrség, a Foglalkoztatási Hivatal és a Pénzügyminisztérium bevonásával igyekeznek modellezni, hogy milyen módon lehet tartósan és egyszerűen - tehát a most használt felhasználói rendszerektől viszonylag függetlenül - megőrizni a keletkező adatbázisokat. A kísérlet egyik számítástechnikai partnere az IBM és alvállalkozója. A résztvevőknek május végére kell elkészülniük azokkal a jogi, informatikai és levéltári esettanulmányokkal, amelyek alapján felvázolható lesz a hosszú távú megoldás. Ha sikerrel járnak, akár már ebben az évben megszülethet az a kormányrendelet, amely megszabja az irat- - pontosabban immár file- - kezelés új módját.

Mindez azonban jó néhány további kérdést is fölvet. A levéltárak mai rendszere, az iratkezelésre vonatkozó szabályok mind egy olyan világban születtek, amikor a papír volt az információ fennmaradásának záloga. Most azonban minden megváltozni látszik - mondja Gecsényi Lajos. A szakember úgy véli, a papírra "kitalált" regionális levéltári rendszer helyét alighanem egyetlen, de önálló elektronikus archívum fogja átvenni. Egy olyan intézmény ráadásul, amely sokkal naprakészebb lesz, mint a mai archívumok. Illúzió ugyanis azt gondolni, hogy az elektronikusan rögzített adatok átvételével is várni lehetne tizenöt évet, ahogy ma - a jogszabályoknak megfelelően - a sárguló iratkötegekkel teszik.