Még nem kapós a távtitkárnő
Az élelmes amerikai kolléga megbízatások egész sorát zúdította virtuális asszisztensére, Honey-ra, a Your Man in India (YMII) személyi szolgáltató cég munkatársára: végezzen kutatást a legszexisebb nőnek választott hölgygyel kapcsolatban, akiről cikket kellett írnia egy magazinnak. E-mailjében arra is megkérte: fizesse ki a számláit, vásároljon holmikat a drugstore.com-on, valamint intézze el reklamációját a mobilszolgáltatónál - írja Timothy Ferris 4 órás munkahét című könyvében. A reggelre megérkezett, diagramokkal zsúfolt, fejlécekkel tagolt táblázatban az illető hölgy testméreteitől kezdve a kedvenc háziállatáig mindent megtalált. Első reakciója az volt: "Amerika cseszheti!" Ha minden bangalore-i asszisztens olyan, mint Honey, a diplomázó amerikai fiataloknak egy kiéhezett, udvarias, hozzáértő indiai hadsereggel kell szembenézniük.
Az időeltolódást és az ázsiai, olcsóbb, angolul beszélő munkaerőt kihasználva Amerikában és Nyugat-Európában már nemcsak a nagyvállalatok, hanem kis cégek, sőt "magánzók" is kiszervezik tevékenységeik egy részét. Extrém esetekben az indiai virtuális aszszisztensek akár a cégvezetők feleségeivel is ellevelezgetnek, vagy beíratják a gyereket a megbízó lakhelyéhez legközelebb eső akrobatikus rock and roll tanfolyamra. Arról az előnyről nem is beszélve, hogy a délután, munkaidő végén elküldött prezentáció-összeállítási vagy egyéb irodai feladat a földrajzi távolsággal járó időeltolódás miatt reggelre már a megbízó asztalán van.
- A Magyarországon virtuális asszisztensként (VA) dolgozókról nincsenek pontos adataink. Magára a kifejezésre a Google magyar keresője 36 ezer találatot ad ki, beleértve persze a cikkeket és ismétlődéseket is. Mindezt látva azt gondolhatnánk, hogy virágzik a virtuális asszisztensek világa, pedig az aktívak száma legfeljebb néhány tucat lehet - mondja Petrényi Szilvia, a Magyar Távmunka Szövetség titkára, aki a posztjával járó teendőket maga is távmunkában látja el saját irodájából. A szövetség vezetőivel, tagjaival is virtuálisan tartja a kapcsolatot.
Bár a VA-k honlapjain számtalan tevékenység szerepel a fordítástól, az idegen nyelvi levelezéstől kezdve a konferencia- és rendezvényszervezésen, a titkársági feladatok ellátásán át a telefonügyeletig, hírlevélszerkesztésig, belföldi és külföldi utazásszervezésig, pályázatfigyelésig, vagy épp a honlapszerkesztésig a gyakorlatban a legtöbb felkérés egyszerű gépelési munkákra - hanganyagok vagy kéziratok szövegszerkesztésére - érkezik.
- Külföldön az említett tevékenységek nagy részét rábízzák a virtuális asszisztensekre. Nemzetközi viszonylatban nagy a kereslet az interneten végzett asszisztensi munka iránt; a vállalkozások és cégek élnek az asszisztensek kreativitásával, képességeivel. Nálunk ez nemcsak gyerekcipőben jár, hanem toporog - mondja Petrényi, hozzátéve, hogy Magyarországon a legtöbb VA másodállásban, esti és hétvégi munkaként képzeli el tevékenységét.
A virtuális asszisztensi munkához a megszokott titkárnői tudás mellett önképzési, önfejlesztési képességre, marketing- és vállalkozási ismeretekre, magas fokú, önálló problémamegoldó képességre van szükség, hiszen a VA-knak saját magukat kell menedzselniük. A megbízók, vállalkozások oldaláról szemléletmód-váltásnak kellene bekövetkeznie, hogy ez a szolgáltatás elterjedhessen: a cégvezetőknek meg kell tanulniuk megbízni virtuális titkárságukban. A szakemberek szerint a leggyakoribb megbízói kérdések, kételyek a következők: el fogja-e végezni a rá bízott munkát határidőre; pontosan dolgozik-e; megbízhatom-e benne annyira, hogy felvegye a kapcsolatot partnereimmel? Milyen jogosultságokat adok neki akár a házipénztárat, akár a céges e-mail cím használatát illetően?
- A gyakorlat azt mutatja, hogy aki megpróbálkozik a komplex virtuális titkárság igénybevételével, inkább kezdő vállalkozó, és pontosan azért fordul ilyen szolgáltatóhoz, mert nincs saját irodája, forrása, eszköze ahhoz, hogy mindezt biztosítsa - mondja Petrényi Szilvia. - A jól felépített virtuális iroda professzionális irodai háttérrel, berendezésekkel, több nyelven beszélő asszisztenssel, kreatív és felelősségteljes munkatárssal profi szolgáltatást nyújt. A kereslet azért találkozik nehezen a kínálattal, mert a kezdő vállalkozás nem tudja megfizetni azt a magas színvonalú szolgáltatást, amit egy virtuális asszisztens nyújtani tud, ezért gyakran elaprózódnak a feladatok és a megbízások - teszi hozzá.
Problémát jelent a VA-piacon a hazai szabályozás is. - Nagyon nehéz a virtuális világba "áthelyezni" egy cég ügymenetét akkor, amikor az elektronikus aláírást még nem fogadják el, minden megrendelést, meghatalmazást, számlát és szerződést eredeti aláírással és pecséttel kell ellátni. A szabályok természetesen fontosak, de a mindennapi gyakorlatban igencsak megnehezítik a munkát - mondja a Távmunka Szövetség titkára.
Egy postafiók megnyitásához például szükség van az eredeti aláírási címpéldányra, a postai meghatalmazás eredetiben aláírt verziójára a cégvezetőtől és a cégbírósági végzésre. Ugyanez a helyzet a banki ügyintézéssel is: egy bankszámlakivonat kikéréséhez eredeti, banknál bejelentett aláírással ellátott meghatalmazás szükséges - személyesen, minden alkalomra külön készített példányban, így minden alkalommal külön el kell menni a banki aláírókhoz, majd a bankhoz. Petrényi Szilvia szerint ezért a magyarországi VA-k tevékenységét inkább mobil, mintsem virtuális asszisztensi munkának lehet nevezni.
A szakmabeliek tapasztalatai szerint az emberek többsége ma még azt sem tudja, eszik-e vagy isszák a virtuális asszisztenst.
- A jelenlegi járulékterhek mellett nagy segítség lehetne ez a szolgáltatás, főleg az olyan kis cégeknek, amelyek most alakultak, és sok az adminisztráció. Kevés vállalkozás képes kitermelni egy nyolcórás munkaidőben dolgozó titkárnő bérét - véli Gombos Anett, aki két kisgyermeke mellett kényszerből választotta a virtuális asszisztenskedést Kaposvárott.
- Megélni nem lehet belőle, de a gyest legalább valamelyest kiegészíti - teszi hozzá. Anett újságokban, az interneten hirdet - mindig úgy, hogy a szövegben szerepeljen, mit jelent a virtuális asszisztens - ezenkívül saját honlapja is van.
- Napról napra próbálok ügyfeleket szerezni, kevés a rendszeres megbízó. Az emberek nem ismerik ezt a szolgáltatást, nem értik, miért lenne ez jó nekik. Az egyik első ügyfelem miután bejelentkezett, nyíltan elmondta: szüksége lenne a szolgáltatásra, de kételyei vannak. Bizonytalan volt benne, hogy a feladatok távolról is elvégezhetők, és nem volt világos számára, hogyan tudja kontrollálni az elvégzett munka minőségét. Megállapodtunk, hogy időközönként konzultálunk arról, mi az, amivel problémája volt, mit szeretne másképp végezni. Azóta is rendszeresen kapok tőle megbízást.
Valóban szemléletváltásra van szükség, elsősorban vidéken. Itt legtöbbször úgy sikerül munkát szerezni, hogy egy-egy ügyfél továbbajánl. A budapesti piacra, ahol egyébként nagyobb az igény a munkánkra, mint az ország más részein, nehéz betörni, az ottani virtuális asszisztensek lefedik azt a részt, sőt az agglomerációt is - meséli Gombos Anett.
A nagy cégeket szinte egyáltalán nem lehet meggyőzni a virtuális asszisztens alkalmazásának előnyeiről, a folyamatos titkárnői jelenlétet kívánó feladatok miatt nekik van legkevésbé szükségük erre a szolgáltatásra. A vidéki keresletet a kis- és közepes méretű ipari, illetve termelő cégek húzhatnák, a kereskedelem és a szolgáltatási szektor kevésbé ad munkát a VA-knak.
Képzés nincs, a külföldi szakirodalom segít
A virtuális asszisztensek általában vállalkozókként - jellemzően bt.-ben vagy kft.-ben - dolgoznak, bár ezt a munkát munkaviszonyban is el lehet látni. Ha egy cég például megengedi a titkárnőjének, hogy egy héten három napot a cégnél, kettőt pedig otthon dolgozzon, akkor őt részben virtuális módon, de alkalmazotti jogviszonyban foglalkoztatják. A VA-k jövedelme a megbízások jellegétől és a megbízók fizetőképességétől függ. A tapasztalatok szerint kevés az üzletileg korrekt, minőségi munkát elváró és a minőségi munkát megfizetni is hajlandó megrendelő. A megbízások időtartama változó: van, aki állandó titkársági szolgáltatások ellátását kéri (ez magában foglalja a telefonügyeletet, az ügyfelekkel való kapcsolattartást és a postai ügyintézést is), és van, aki projekt jellegű feladatokkal - például egy-egy rendezvény megszervezésével - keresi meg a VA-kat. Magyarországon jelenleg nincs VA-képzés, az érdeklődőknek érdemes külföldi honlapokat tanulmányozniuk, külföldi anyagokat letölteniük, levelezőlistákhoz csatlakozniuk. Vigyázni kell azonban arra, hogy a külföldi VA-képzések nem veszik figyelembe a magyar jogszabályi előírásokat, és egészen más gazdasági viszonyokra épülnek.
