Pingpongmeccs a világgal
Anita hetente kétszer táncóráról érkezik reggel dolgozni. Három év alatt egyszer sem fordult elő vele, hogy a határidő lejárta után adta le a munkáját, vagy elkésett egy értekezletről. Legkésőbb hatkor hazaindul, és havonta csak egyszer-kétszer kell otthon is elővennie este a céges laptopját. Szerinte azt, hogy megtanult ilyen jól gazdálkodni az idejével, az egyetemi éveknek köszönheti: két, ráadásul más városban található intézménybe járt párhuzamosan.
– Minden szemeszterben úgy kellett kombinálnom, hogy ne csak az órákon legyek ott, hanem fussa az időmből átérni a másik egyetemre is. A vizsgaidőszakokban pedig be kellett tartanom az előre elkészített tervet a felkészülésben, másképp nem sikerült volna – emlékszik, hozzátéve: ezt az akkor megtanult rutint alkalmazza most a munkahelyén is.
Eközben szobatársa, Katalin sokszor úgy érzi, összecsapnak a hullámok a feje felett. Gyakran kér haladékot a felettesétől, és barátai rendszeresen szóvá teszik: egy-egy e-mailjükre csak hetek múltán válaszol.
– Az időhöz és a pénzhez való viszonyunk személyiségfüggő. Aktuális élethelyzetünkön, lelkiállapotunkon is múlik, mekkora rendet vagyunk képesek tartani a napi feladatok között – magyarázza Szirmay Ágnes munkapszichológus, klinikai szakpszichológus. A legtöbben ma már nem a természet ciklusaihoz igazodó tevékenységet végeznek. De nemcsak például a mezőgazdasági munkákkal járó, éven belüli kiszámíthatóság tűnt el, de a mobiltelefonok, az internet korában a nappal és az éjszaka, a munka és a szabadidő sem különül el élesen.
– Nem véletlen, hogy egyre több harmincas-negyvenes néhány év pörgés után a korábbinál alacsonyabb fizetésért kisebb céghez távozik, szabadúszó lesz vagy vidékre költözik. Azt mondják: normális, családbarát ritmusra vágynak. Magyarországon azonban főként az egzisztenciális bizonytalanság miatt ezt lényegesen kevesebben engedhetik meg maguknak mint Nyugat- vagy Észak-Európában – mondja Szirmay Ágnes. Hozzáteszi: a hazai munkakultúra jócskán fejlesztésre szorul, ami a felelősségtudatot, a jó időbeosztás elkészítéséhez szükséges összefüggések ismeretét illeti. Aki nem látja át, hogy az általa végzett feladatoknak milyen szerepe van a vállalati láncolatban, sodródni fog, és képtelen lesz felállítani a megfelelő rangsort a teendői között. –Gyakrabban kellene megállni, és végiggondolni, hogy annak, amit épp csinál az ember, mi a jelentősége, és mi lehet a hatása rövid, közép- és akár hosszú távon. Az előregondolkodás, az önreflexió hiánya, az érzelmi kidolgozatlanság, a vezetők gyakran rossz döntéshozatali gyakorlata fejlődésellenességet, szemellenzős gondolkodást hoz létre a munkahelyen, ami önmagáért való pörgésbe hajszolja a munkatársakat, és egyáltalán nem motivál – véli a szakember. Az ilyen döntéshozatali folyamatok jellemzője, hogy a valós teljesítménybeli érdek valamilyen más, személyes érdek alá rendelődik.
Sok múlik az olyan apróságnak tűnő dolgokon is, hogy egyegy rendszeresen túlórázó kollégát látva felettese elgondolkodik-e: vajon túl sok a teendője, vagy az illető alkalmatlan a rábízott feladatra.
A kötelességtudatnak nem lenne szabad nyomasztó érzésekkelpárosulni.A teljesítményigény jó esetben öröm, hívja fel a figyelmet a pszichológus. Aki viszont például krónikusan az utolsó pillanatra hagyja a feladatait, érdemes végiggondolnia, miért fél befejezni valamit, kiadni azt a kezéből, és vállalni érte a felelősséget.
–Bár vannak trükkök a helyes napi időbeosztás elkészítésére, ez tulajdonképpen tüneti kezelés. Az alapokat kell megerősíteni: egy stabil, kiforrott személyiség, aki tisztában van a céljaival, a magánéleti és munkahelyi prioritásokkal, ritkán csúszik ki a határidőkből, még ha nagyon szoros is az időbeosztása – állítja Szirmay Ágnes.
Baktay Zelka pszichológus szerint nem feltétlenül negatív jelenség az utolsó pillanatra halogatás. – Majd a félelem összerántja – mondjuk. Nem csak a stresszről van azonban szó, amit egy közelgő leadási határidő vagy értekezlet jelent. Az ember agya folyamatosan számon tartja a rá váró feladatokat, és felkészül a teendőkre. Akkor is, amikor éppen valami teljesen mással foglalkozunk. Az, hogy valaki képes-e profitálni abból, hogy szinte mindent az utolsó pillanatra hagy, azon dől el: ösztönző vagy bénító szorongásként éli-e meg a felkészülés időszakát –mutat rá a pszichológus. Olyan ez, mint a jó és a rossz vizsgázó az egyetemen: a jó vizsgázó a kulcspillanatban képes koncentrálni, hatalmas energiákat mozgósítani, és esetleg olyan információkat is előhoz a tudatából, amiket korábban csak fél füllel hallott, míg mások leblokkolnak a tanár előtt, és még az sem jut eszükbe, amit egyébként biztosan tudnak.
– Az időmenedzsmentre nagy kudarcok szocializálnak. A gyermekkori frusztráló várakozások tanítanak minket arra, hogy eltötyörögjük a határidőig hátralévő feladatokat. Néhány éve egy anyuka mesélte, hogy a kisfia egész héten várta a magát vasárnap délután 3-ra ígérő nagymamát, aki végül két órát késett. Egy gyerek, aki számára csak a jelen létezik, ezt szenvedésként éli meg, mert kiszolgáltatott helyzetben van. A személyiségfejlődés egyik lépcsője, hogy felismerjük: van beleszólásunk abba, hogy valami bekövetkezik-e, és mikor. Egy határidő nem tőlünk függetlenül közelgő esemény. Felkészülhetünk rá, és akár a tervezettnél gyorsabban elvégezhetjük a munkát – anélkül, hogy ennek terhe nyomasztóan hatna ránk – véli Baktay Miklós pszichológus.
Szerinte napi teendőinket érdemes úgy felfogni, mint egy pingpongmeccset. Azt a labdát, amit könnyen, gyorsan vissza tudunk adni, üssük vissza azonnal, a lepotyogókat pedig szedjük össze később. – Azt tennénk jól, ha a legkönnyebbnek ítélt dologhoz látnánk neki, aztán a fennmaradók közt is megkeresnénk a legkönnyebbet, és így tovább – javasolja. Hogy kinek mi az egyszerű feladat, szubjektív –a személyiségtől, életkortól, és a munkatapasztalattól is függ.
– Gyakori hiba az időbeosztás tervezésekor, hogy nem számolunk azzal: minden bonyolultabb feladat felkészülést igényel. Egy számítógép működéséhez hasonlóan be kell töltődnie bizonyos programoknak a fejünkben, a szükséges papíroknak, eszközöknek kéznél kell lenni, és rá kell hangolódnunk a munkára – mondja Baktay Miklós, aki szerint nálunk az együttműködésre való hajlandóság alacsony, ezért sokan azt érzik: árral szemben úsznak, amikor pontosan, precízen akarnak dolgozni. A buszok, vonatok késnek vagy hamarabb jönnek, az orvosnál, hivatali ügyintézéskor gyakran az előre egyeztetett időpont ellenére órákat kell várni, a főnök késik az értekezletről.
– Naponta ezer inger ér bennünket, amik azt bizonyítják, hogy az emberek nem tudnak vagy nem akarnak egymás keze alá dolgozni, és ez nagyon is hat az időbeosztással kapcsolatos attitűdünkre. Pedig a pontosság a királyok udvariassága. Aki igazán magabiztos, nem azzal próbálja bizonyítani saját fontosságát, szakmai kvalitásait, hogy az utolsó pillanatban érkezik egy megbeszélésre vagy elkésik –állítja a pszichológus.
Joó Zsuzsanna karrier-tanácsadó szerint nem könnyíti a helyzetet az sem, hogy a cégeknél a pótolhatatlan tapasztalattal, végzettséggel rendelkezők kivételével szinte mindig az embert igazítják a munkamenynyiséghez és nem fordítva. Ráadásul jellemző, hogy az időbeosztást kicentizik, így nagyon nehéz kivédeni azt a stresszt, amit a napirend felborulása –egy reggeli dugó, váratlan vállalati esemény – okoz. Nem bevett szokás az sem, hogy ha pluszfeladatok merülnek fel, a kollégák jelezzék a vezetőknek: természetesen elvégzik, ám ez csak valaminek a rovására fog menni.
– Miközben az internet és a mobiltelefon könnyíti a munkát, egy-egy e-mail, hívás rendkívül zavaró, amikor az ember éppen elmélyedt a feladatában, ezért érdemes meghatározni olyan időszakokat a nap folyamán, amikor a lehetőségekhez mérten minél inkább kizárjuk a külső ingereket. Különbséget kell tenni aközött, ami fontos és ami sürgős. Általában az utóbbival foglalkozunk, pedig az előbbi az igazán lényeges. Egy-egy szétcsúszott projekt, be nem tartott határidő után érdemes leülni és akár csapatszinten átbeszélni, hol és miért borult fel az ütemterv, hogy legközelebb elkerülhető legyen a hiba. Ezt a – magyarokra egyáltalán nem jellemző – módszert a sikerek után is hasznos alkalmazni – tanácsolja. Bár Joó Zsuzsanna szerint a rangsorolás stratégiai képesség és hosszabb munkatapasztalat, a folyamatok megértése és jól megfogalmazott vezetői utasítások is kellenek hozzá, számos olyan technika létezik, ami segítheti a mindennapi boldogulást a munkahelyen. Érdemes minden napra meghatározni egy fő feladatot, és lehetőség szerint nem hétfő reggel, hanem még pénteken, a munkaidő végén megtervezni a következő hetet. – Fontos, hogy ne csak a vállalati teendőkkel, hanem a szabadidőnkkel, azaz a sporttal vagy szórakozással töltött órákkal is kalkuláljunk, így nem kell azt éreznünk: csak a munkáról szól az élet – teszi hozzá.
Munkahelyi időmenedzsmentünk javításáért önképzéssel is sokat tehetünk – és ez korántsem csak a tréningeken, tanfolyamokon való részvételt jelenti. A könyvesboltok polcai között is érdemes böngészni: a szakemberek különösen ajánlják pél dául Csíkszentmihályi Mihály Flow –Az áramlat című művét, de elgondolkodtató Timothy Ferris 4 órás munkahét című könyve is. Tucatnyi hazai és külföldi szerző tollából született az elmúlt években mérvadó szakirodalom e témában.
Hasznos élettani információ, hogy az ember szellemi és testi teljesítőképessége 10 és 11, valamint 16 és 17 óra között van a csúcson, ezért a legnehezebb munkákat ekkorra érdemes időzíteni. Dél körül a vérnyomás csökken, az anyagcsere lassul, a fáradtság pedig 13 és 14 óra között tetőzik.
A hazavitt feladatoknak este 8 és 9 körül érdemes nekilátni, ekkor ugyanis kiválóan műkö dik például a hosszú távú emlékezet.
Meg kell próbálni védekezni az időrablók ellen is. Ebbe a kategóriába tartoznak a telefonok, a váratlan látogatók, a hosszúra nyúlt, ám eredményhez nem vezető tárgyalások, az egymással párhuzamosan, de pontos ütemterv, cél nélkül megkezdett feladatok, a káosz az íróasztalon, az iratok átláthatatlan rendszerben történő tárolása, az információ hiány, a félreérthető kommunikáció és a határozott igent vagy nemet mondani képtelen kollégák, vezetők.
Mindenkinek a saját személyiségéhez leginkább passzoló technikákat, trükköket kell azonban kimazsoláznia ezek közül: a krónikus késők pár perccel előreállíthatják például az óráikat, aki pedig hajlamos elúszni napközben, annak érdemes szinte percre pontos időtervet összeállítania.
Támpontok a tízparancsolatban
Az időmenedzsment tízparancsolata közé tartozik, hogy tervezni csak a rendelkezésre álló idő 60–80 százalékát betáblázva, írásban (határidőnaplóban, mobiltelefon segítségével vagy internetes felületen) kell, a feladatok között rangsort felállítva. A szünetek a köz hiedelemmel ellentétben nem rontják, hanem javítják a hatékonyságot, hiszen kipihenten könnyebb megbirkózni a nehéz ségekkel. Minden olyan feladatot, ami nem tartozik az ember munkaköréhez vagy ellátására van alkalmasabb személy, lehetőség szerint delegálni kell.
